Een chauffeur voor een zakelijk evenement

Een chauffeur voor een zakelijk evenement: zo regel je aankomst en vertrek zonder gedoe

Het is kwart voor zeven op een donderdagavond in oktober. Op een landgoed net buiten Den Bosch staan de statafels klaar, de cateraar snijdt de laatste garnering en de directeur leest zijn openingswoord nog een keer door. Buiten gebeurt op datzelfde moment iets waar niemand van het organisatieteam naar kijkt. De eerste gasten draaien de oprijlaan op, zien geen bord, twijfelen of ze links of rechts moeten, zetten hun auto half in de berm en lopen met natte schoenen door het gras naar de ingang. Nog voor iemand een glas in handen heeft, is de toon van de avond gezet. Precies daar maakt een chauffeur voor een zakelijk evenement het verschil.

Je kunt maanden aan een programma bouwen. Sprekers, licht, geluid, de juiste wijn, een dagvoorzitter die de zaal wakker houdt. En dan wordt de herinnering aan die avond alsnog bepaald door de acht minuten die iemand kwijt was aan een parkeerplek, of door de relatie die om half twaalf met de autosleutels in zijn hand staat te rekenen hoeveel hij precies gedronken heeft.

Waarom vervoer bij een zakelijk evenement vaak als laatste komt

In veel draaiboeken staat vervoer onderaan. Dat is logisch. Het is niet het leukste onderdeel, het is niet zichtbaar op de foto’s achteraf en het voelt als iets dat gasten zelf wel regelen. Ze hebben tenslotte een auto en een navigatiesysteem.

Toch is het het enige onderdeel dat iedere gast twee keer meemaakt: bij binnenkomst, waar de eerste indruk wordt gevormd, en bij vertrek, waar die indruk blijft hangen. Alles daartussenin is jouw programma. Het begin en het eind zijn logistiek.

Er speelt nog iets. Bij een zakelijk evenement komt een groot deel van de gasten met de eigen auto. Niet uit gewoonte, maar omdat ze na afloop nog ergens heen moeten, of omdat ze de dag ervoor al bij een klant waren en de auto meebrengen. Die auto’s moeten ergens staan, en aan het eind van de avond moeten ze ergens heen.

Wat een chauffeur voor een zakelijk evenement precies doet

Het beeld dat de meeste mensen hebben, is dat van een auto met chauffeur die een gast ophaalt en afzet. Dat kan, maar het is de meest beperkte invulling. Bij ons rijdt de chauffeur in de auto van de klant zelf, en dat verandert wat er op een avond mogelijk is.

Concreet kan een chauffeur op zo’n avond drie dingen doen. Hij kan een gast ophalen, rijden en terugbrengen, in diens eigen auto. Hij kan bij de ingang staan, de auto van een aankomende gast overnemen en wegzetten. En hij kan aan het eind van de avond een gast die niet meer wil of kan rijden thuisbrengen, opnieuw in de eigen auto, zodat die de volgende ochtend gewoon op de oprit staat.

Dat laatste is het onderdeel dat organisatoren het vaakst over het hoofd zien, en dat gasten het meest waarderen. Een taxi lost het vervoer op, maar laat een probleem achter op de parkeerplaats.

Wil je dat laatste stuk goed regelen, dan is onze thuisbrengservice het onderdeel dat je nodig hebt. Plan die vooraf in, dan hoef je halverwege de avond niet meer te bellen.

De eerste vijf minuten bepalen meer dan je denkt

Neem die aankomst uit de eerste alinea, maar dan anders ingericht. Aan het begin van de oprijlaan staat iemand met een hesje en een zaklamp die je een handgebaar geeft. Je rijdt tot voor de ingang. Iemand opent het portier, kijkt je naam na op de gastenlijst die vooraf is afgestemd, en zegt dat je de sleutel kunt laten zitten. Je stapt uit onder een luifel, je jas is droog en je bent binnen voor je het weet. Dat scheelt jou als organisator twee mensen aan het begin van de avond, en het is wel het eerste dat een gast van jouw bedrijf ervaart, nog voor de ontvangstbalie.

Parkeren zonder dat je gasten er iets van merken

Veel evenementenlocaties in en rond Den Bosch hebben een parkeerprobleem dat pas zichtbaar wordt zodra het aantal auto’s oploopt. Een monumentaal pand in het centrum heeft vaak helemaal geen eigen terrein. Een landgoed heeft een veld dat na twee dagen regen geen veld meer is. En een kantoorpand op een bedrijventerrein heeft prima plekken, alleen liggen die achter een slagboom die om zes uur dicht gaat.

Voor die avonden is valet parking geen luxe maar gewoon de praktische oplossing. Onze chauffeurs nemen de auto bij de ingang over en zetten hem weg op een plek die jij hebt geregeld, desnoods een paar honderd meter verderop. Je wint er bovendien ruimte mee: een terrein dat gasten zelf volzetten, raakt capaciteit kwijt aan scheve auto’s en te ruime tussenruimtes. Waar het krap is, is dat soms het verschil tussen wel of niet passen.

De stille uren tussen aankomst en vertrek

Tussen het laatste welkom en het eerste vertrek gebeurt er logistiek gezien weinig. Dat is ook het moment waarop chauffeurs vaak naar huis worden gestuurd.

In die uren zitten namelijk de losse ritten. De spreker die na zijn optreden meteen door moet naar Eindhoven. De partner van de directeur die eerder weg wil. De relatie uit Duitsland die morgenochtend vroeg op Schiphol moet zijn en vanavond nog naar het hotel wil. Kleine ritten, maar ze komen regelmatig, en soms onaangekondigd.

Voor een avond met honderd gasten kunnen tijdens de rustige uren soms twee tot drie chauffeurs voldoende zijn. Het benodigde aantal hangt sterk af van het aantal auto’s, de parkeerafstand en de verwachte vertrekpiek. Wat je in elk geval niet moet doen: er na de ontvangst een paar wegsturen, want dan sta je later op de avond met een probleem dat je niet meer oplost. Staat er een langere rit op de planning, bijvoorbeeld naar Eindhoven of naar een hotel verderop, dan kunnen we daar een extra chauffeur op plannen, zodat de bezetting op locatie niet halveert.

Het lastigste half uur van de avond

Bij veel evenementen is er een moment dat je niet kunt plannen, en dat is het moment waarop de zaal besluit dat het klaar is. Meestal gebeurt dat na een toost of een laatste optreden, en dan wil een groot deel van de gasten kort na elkaar weg. Mensen zoeken hun jas, dan hun sleutels, dan hun auto. Bij de uitgang ontstaat een rij, iemand wacht op een taxi die er voorlopig niet is, en jij staat het na acht uur op de been allemaal aan te horen.

Met chauffeurs aan de deur werkt dat anders. Een gast geeft bij de garderobe aan dat hij weg wil, en tegen de tijd dat hij buiten staat, staat zijn auto er meestal al of komt hij binnen een paar minuten voorrijden. Voor dat half uur zet je de bezetting dus hoger dan voor de rest van de avond, want dat is het moment waarop het echt druk is.

De gast die zelf gereden is en toch iets gedronken heeft

Dit is het gesprek dat veel organisatoren kennen en niemand wil voeren. Iemand die je zakelijk hard nodig hebt, staat bij de deur met zijn sleutels en zegt dat het wel meevalt.

Je kunt daar op twee manieren mee omgaan. Je kunt hopen dat het goed gaat, of je kunt ervoor zorgen dat het gesprek meestal niet meer nodig is. Dat tweede doe je door in de uitnodiging al te melden dat er chauffeurs zijn en dat gasten in hun eigen auto thuisgebracht worden. Dan is het geen aanbod dat iemand aan de deur moet accepteren, maar iets dat er gewoon bij hoort, en dat scheelt gezichtsverlies. Wordt het pas op de avond zelf genoemd, dan voelt het voor sommigen als een oordeel en slaan ze het af. De keuze blijft uiteindelijk bij de gast zelf. Jij kunt die keuze alleen zo makkelijk mogelijk maken.

Wat een chauffeur van jou moet weten

Een avond loopt alleen soepel als de chauffeurs weten wat ze moeten weten. Dat is minder dan je denkt, maar het moet er wel zijn.

Zet vooraf vijf dingen op papier. Het exacte adres van de aanrijroute, wat soms een ander adres is dan het adres van de locatie. De plek waar auto’s mogen staan, met een contactpersoon ter plaatse. Het verwachte aantal gasten en hoeveel daarvan met eigen auto komen. Het tijdvenster van aankomst en het verwachte einde. En, als daar sprake van is, welke gasten met voorrang behandeld worden, zodat de chauffeur dat weet voordat de auto voorrijdt.

Op onze pagina over evenementen ondersteuning staat wat we verder tijdens een avond kunnen oppakken.

Hoe dit verschilt van een besloten feest

We rijden ook op bruiloften, gala’s en verjaardagen, en het lijkt op elkaar tot je gaat kijken naar wie er beslist. Bij een besloten feest is er meestal een gastvrouw of een weddingplanner die de hele avond aanspreekbaar is, en zijn de gasten onderling bekend. Bij een zakelijk evenement ligt dat anders. De gasten kennen elkaar maar gedeeltelijk, ze vertrekken verspreid over de avond, en er zit vaak een rangorde in die je maar beter kunt kennen. Dat vraagt iets anders van een chauffeur dan alleen goed rijden.

Hoe dat werkt bij een chauffeur bij een bruiloft, gala of besloten feest, hebben we apart uitgeschreven.

Wat het kost en wanneer je moet boeken

Wij rekenen per uur per chauffeur, met een minimum aantal uren per inzet. Loopt de avond uit, dan reken je af op de werkelijk gemaakte uren.

De actuele tarieven staan op de site, inclusief het minimum aantal uren en de kilometervergoeding.

In het najaar vallen de meeste bedrijfsavonden, dus voor die periode wil je er ruim op tijd bij zijn. Bel liever te vroeg dan te laat, zeker als je meerdere chauffeurs tegelijk nodig hebt, dan horen we meteen wat er nog kan.

Begin bij het eind van de avond

Als je één ding uit dit verhaal meeneemt, laat het dan dit zijn. De meeste organisatoren beginnen bij de aankomst, omdat dat het zichtbaarste moment is. Begin een keer bij het eind.

Loop in gedachten je gastenlijst langs en vraag je bij elke naam af hoe die persoon na afloop thuiskomt. Wie er met eigen auto is, wie er gedronken heeft, wie er nog een uur moet rijden na een lange dag. Dat rijtje vertelt je binnen tien minuten hoeveel chauffeurs je nodig hebt, en het levert vaak een paar namen op waar je nog niet aan had gedacht.

Van Dijk Services rijdt al ruim tien jaar door Den Bosch en de regio, met een 5,0 op Google. Vraag uw rit aan en we kijken samen wat er mogelijk is.